Articol

Ghid final pentru planificarea companiei dvs. Retragerea în California's Wine Country



Băuturi

În calitate de vicepreședinte al vânzărilor corporative și de grup pentru WineCountry Media - care deține și gestionează NapaValley.com , Sonoma.com , și WineCountry.com - Am ajutat companiile din întreaga lume să își planifice întâlnirile corporative și de grup, retragerile și evenimentele din California's Wine Country. Și de fiecare dată, există elemente importante la care aceste companii nu s-au gândit înainte de a mă contacta despre viitoarea lor întâlnire sau retragere.

Așadar, vreau să vă împărtășesc primele 14 considerații pe care un CEO, asistent executiv sau planificator de evenimente ar trebui să le aibă în vedere atunci când planifică o retragere corporativă în California's Wine Country. Lista mea de verificare privată, condimentată în luptă, pentru crearea unui refugiu de succes în Wine Country, pentru a câștiga felicitări de la colegii tăi și pentru a te face să arăți ca un organizator de întâlniri profesionale.

Chiar atunci: Să analizăm. Mai jos este chestionarul real pe care îl folosesc pentru fiecare client corporativ nou, unul pe care l-am perfecționat din colaborarea cu o mare varietate de companii și serviciile de care aceștia și angajații lor au nevoie odată ce sosesc. La ultima întrebare, veți avea o înțelegere solidă a momentului, locului, a ceea ce și a trebuit să vă planificați următorul eveniment de succes al echipei Wine Country.


Chestionarul




# 1. Care este scopul evenimentului dvs.?

Din Cele mai frecvente 10 tipuri de evenimente ale companiei , vă ajută să știți exact în ce categorie se încadrează evenimentul dvs., astfel încât vânzătorii de grup din hotelurile și stațiunile Wine Country să știe cum să răspundă la cererea de ofertă în mod corespunzător. O întâlnire executivă sau un seminar de instruire a echipei angajaților, de exemplu, cel mai probabil va avea loc în interior, adesea într-o sală de ședințe fără ferestre pentru a evita distragerea atenției, în timp ce o cină de călătorie de stimulare a echipei ar putea avea loc în aer liber, într-o vie sau într-o peșteră de vin. Furnizarea etichetei corecte a evenimentului dvs. la început ar putea preveni mai multe probleme ulterior.



# 2. Cât de mare este grupul tău?

Rețineți că majoritatea hotelurilor și stațiunilor Wine Country consideră că 10 persoane au dimensiunea minimă a unui „grup”. Orice dimensiune mai mică decât aceasta cel mai probabil nu vă va oferi beneficiile unei rezervări de grup. Dacă nu știți dimensiunea exactă a petrecerii dvs., este în regulă - hotelurile așteaptă acest lucru și vor oferi clienților o marjă de manevră în camerele fără rezervare.


După ce știm numărul estimat din grupul dvs., îl potrivim cu cel mai potrivit hotel sau stațiune Wine Country. Grupurile mai mici tind să se potrivească mai bine cu proprietățile mici și mijlocii, iar serviciul unic pe care îl oferă este adesea mai personal, în timp ce proprietățile mari ale stațiunii vă pot economisi mii în costurile de transport, având tot ceea ce grupurile dvs. își doresc sau au nevoie în proprietate : restaurante, spa-uri, degustări de vinuri și chiar o pistă de bowling la Meritage Resort and Spa .



# 3. Grupul dvs. a mai fost în Țara Vinului? Dacă da, unde ai stat?

Nu este neobișnuit ca coordonatorii de evenimente de grup să spună că vor să rămână în Valea Napa, apoi să ajungă să stea în județul Sonoma, chiar și atunci când habar nu aveau că găzduirea unui refugiu în județul Sonoma a fost chiar o opțiune (de obicei este hotelul mediu din Napa Valley tariful camerei care îi ajută să-i convingă). Dacă clientul a mai fost în Țara Vinului, atunci are de obicei o idee clară despre locul în care vrea să-și găzduiască evenimentul. Și știind unde au stat și au luat masa, ne permite să știm să nu trimitem RFP-uri la aceleași locuri, cu excepția cazului în care o solicită în mod specific.




# 4. Vrei să rămâi în Napa Valley sau în județul Sonoma?

Aproximativ 90% dintre clienții de evenimente corporative spun că vor să-și găzduiască retragerea în Napa Valley, dar atunci când se recomandă și județul Sonoma, sunt de obicei deschise la asta ca opțiune. Ceea ce determină, de obicei, destinația lor finală este costul: o cameră de hotel din județul Sonoma este de obicei cu aproximativ 30% mai mică decât Napa Valley și majoritatea oamenilor răsună când aud costul mediu al unei camere de weekend de vară în Napa Valley.



# 5. De câte camere veți avea nevoie pentru grupul dvs.?

Această întrebare provoacă adesea râsete. Gândul că directorii companiei împărtășesc o cameră de hotel este destul de amuzant pentru asistenții executivi. Dar ați fi surprins de cât de des se împiedică persoana însărcinată cu planificarea evenimentului corporativ. Compania dorește să economisească bani făcând echipa să împartă camere? Unii dintre angajați vor dori să își aducă partenerii (sau pot)? În afară de buget, a avea o idee clară despre câte camere veți avea nevoie este unul dintre cei mai importanți factori pentru rezervarea unui refugiu de companie.




# 6. Care este data dvs. de sosire și plecare?

Răspunsul standard al industriei la această întrebare este de a da data sosirii și data plecării, în acest format: Vom ajunge miercuri, 3 martie și vom pleca duminică, 7 martie, nu este clar doar să spunem că este o retragere de 3 zile și atunci când vine vorba de rezervarea unui eveniment de 40.000 USD, claritatea este esențială. Dacă nu știți datele exacte în care va sta grupul dvs., un vânzător de hoteluri vă poate oferi doar o estimare a costurilor și probabil că nu va deține un bloc de camere pentru dvs. Nu este o problemă, dar având o dată clară de sosire și plecare va facilita munca tuturor.

Și FYI, multe hoteluri și stațiuni Wine Country au minimum 2 nopți la sfârșit de săptămână, deci dacă retragerea dvs. corporativă se termină sâmbătă, s-ar putea să fiți taxat și sâmbătă seara. Și pentru că Wine Country este o destinație atât de populară pentru turiști în weekend, rezervarea evenimentului dvs. de duminică până joi vă poate economisi mii de dolari.



# 7. Data de sosire și de plecare este flexibilă?

Deși este util să aveți date de călătorie stabilite în piatră, nu este crucial. Hotelurile și stațiunile întreabă adesea dacă datele evenimentelor dvs. de grup sunt flexibile, deoarece acestea sunt uneori epuizate la acele date specifice sau chiar doar în prima sau ultima zi. A spune că sunteți în regulă cu luni-marți sau marți-miercuri oferă vânzătorului hotelului mult mai multă libertate.



# 8. Care este bugetul dvs. estimat?

Ați fi surprins cât de des un nou client de eveniment de grup nu are răspuns la această întrebare, fie pentru că nu li s-a acordat un buget, fie corporația ne contactează pentru a stabili care ar trebui să fie bugetul lor. A avea un buget estimat nu este crucial, dar este foarte util pentru a determina calibrul, calendarul și locația unui hotel sau a unei locații de retragere corporativă. Pentru un eveniment mediu de grup (hotel, spațiu de întâlnire + F&B + A / V, transport, mese), un minim de 500 USD de persoană pe noapte este un loc bun pentru a începe.


În ceea ce privește bugetele, un cuvânt pe care doriți să îl aveți în lexicon este „concesii”, care este o limbă de hotel pentru cadouri. Deși nu negociam tarife de grup pentru dvs., un hotel sau un loc de întâlnire va oferi deseori concesii suplimentare pentru clienții noștri, deoarece lucrăm cu ei atât de des. Pe scurt, rezervarea evenimentului dvs. corporativ prin intermediul nostru vă va face economii de bani și solicitarea unor concesii suplimentare - cum ar fi să fluturați taxa de stațiune sau taxa Wi-Fi - vă va economisi și mai mulți bani.



# 9. Care este cheltuiala pentru tariful camerei?

Dacă un client de evenimente corporative nu are în vedere un buget, aproape întotdeauna au o idee despre cât vor să cheltuiască pe cameră pe noapte. Tarifele camerelor pentru grupuri sunt de obicei mai mici decât tarifele pentru „călătorii de agrement”, iar tarifele de duminică până joi sunt aproape întotdeauna mult mai puțin costisitoare decât tarifele pentru weekend, întrucât Wine Country este o destinație populară de escapadă în weekend.

Știind cât sunteți dispus să cheltuiți într-o cameră de hotel este foarte util pentru a determina care hoteluri se potrivesc cel mai bine grupului dvs. La sfârșit de vară, vă așteptați să plătiți aproximativ 250 USD pe cameră pe noapte în județul Sonoma. Pentru o proprietate de lux în Napa Valley în timpul sezonului înalt, așteptați să plătiți între 500 și 600 USD pe cameră pe noapte, cel puțin.



# 10. Vei avea nevoie și de transport?

Din nou, ați fi surprins de cât de mulți oameni însărcinați cu organizarea retragerii grupului companiei nu iau în considerare costurile de transport, atât de la aeroport, cât și de la sediul hotelului. Foarte puține hoteluri din Wine Country au serviciu de transfer direct de la aeroporturile din San Francisco și Oakland (Doubletree Sonoma Wine Country este o excepție rară), deci dacă aveți nevoie de o plimbare de la aeroport sau la o cramă de la hotelul dvs., trebuie să rezervați o companie de transport cu mult timp în avans. La WineCountry, am colaborat cu mai multe companii locale de transport și vom fi bucuroși să vă recomandăm cea mai bună potrivire pentru grupul dvs.



# 11. Vei avea nevoie de spațiu pentru întâlniri? Dacă da, ce zile veți avea nevoie pentru a rezerva spațiul de întâlnire și pentru câte persoane? Vei avea nevoie de audio / video și F&B? Are grupul tău alte nevoi?

Aproape fiecare eveniment corporativ sau de grup are nevoie de un fel de spațiu de întâlnire sau de sală de ședințe, fie în cadrul unui hotel, fie la o cramă. Întrebările la care doriți să primiți răspunsuri în avans includ: Pentru câte persoane? Pentru ce perioadă din timpul zilei? Vei avea nevoie de servicii alimentare și băuturi? Vrei alcool servit (cum ar fi la o cramă)? Vei avea nevoie de echipamente audio / video? Cum vrei să fie aranjate mesele și scaunele? Vei avea sesiuni de breakout?

Costul tipic al închirierii unui spațiu de întâlnire variază foarte mult în Wine Country. Avem câțiva parteneri hotelieri care își schimbă adesea taxa de închiriere a spațiului de întâlnire (de obicei, dacă clientul este de acord cu o taxă minimă de F&B), în timp ce alții percep taxe minime de patru cifre. Dacă doriți să cereți concesii, taxa pentru spațiul de întâlnire este un loc bun pentru a începe.



# 12. Vei avea nevoie de ajutor pentru a aranja prânzul sau cina?

Pentru majoritatea evenimentelor corporative și de grup care au loc în Napa Valley și județul Sonoma, masa de prânz este inclusă în tariful F&B al spațiului de întâlnire, fie ca prânz tip cutie, fie în stil bufet, fie în sala de întâlnire, fie pe hol. Dacă dumneavoastră și colegii dvs. de muncă doriți să luați prânzul sau cina departe de hotel, suntem încântați să vă oferim recomandări (suntem toți snobi alimentari aici, deci nu vă vom îndrepta greșit). O opțiune populară este să luați o cină de grup la o cramă, fie afară printre vie sau într-o peșteră de vin, cum ar fi experiența fantastică de luat masa la peșteră la Pine Ridge Vineyards în Valea Napa.

Rețineți că, dacă restaurantul sau crama nu se află la câțiva pași - un motiv excelent pentru a rezerva un hotel din centrul orașului - probabil că va trebui să angajați o companie de transport dacă doriți să călătoriți în grup, ceea ce poate deveni scump. Alternativ, Uber și Lyft sunt disponibile în toată țara vinului.



# 13. Vei avea nevoie de ajutor pentru organizarea de activități, cum ar fi degustarea vinurilor?

Când ești la Roma, nu? Aproape fiecare eveniment corporativ și de grup pe care îl ajutăm să planificăm include o vizită la una sau mai multe vinării pentru o experiență de degustare și recomandarea vinăriilor este specialitatea noastră. Ca și în cazul mesei la un restaurant din afara locului, rețineți că, în cazul în care crama pe care doriți să o vizitați nu se află la câțiva pași, va trebui probabil să angajați o companie de transport sau un serviciu de partajare. Și, deși s-ar putea să degustați vinul doar cu înghițituri mici, ați fi surprins de cât de repede se poate crește nivelul de alcool din sânge dincolo de 0,08%.



# 14. Ești interesat să faci alte activități în afară de degustarea vinurilor, cum ar fi concursuri de gătit în echipă?

Împreună cu degustarea vinului, există alte zeci de activități disponibile în Wine Country, pe care le putem ajuta la organizarea evenimentului dvs. de grup, de la excursii cu bicicleta Sip-n-Cycle la mâncăruri gourmet și tururi de vin, evenimente de team building (competițiile de gătit sunt foarte populare ), lecții de amestecare a vinului și tururi de mers pe jos în podgorie. Pentru a vizualiza o gamă largă de activități distractive pentru Wine Country pentru grupul dvs., verificați Experiențe WineCountry .


Dacă ați ajuns la sfârșitul acestui articol, felicitări! Acum aveți toate răspunsurile pentru a găzdui un eveniment corporativ sau de grup distractiv și fructuos în California's Wine Country. Următorul pas este să mă sunați la (415) 518-1402 sau să mă trimiteți un e-mail la matt@winecountry.com . Nu numai că vă voi ajuta să găsiți locurile ideale pentru următorul dvs. eveniment corporativ sau eveniment de echipă, ci vă voi pune în legătură cu persoana potrivită cu care trebuie să vorbiți - și probabil vă voi ajuta să economisiți și bani.

În cele din urmă, am menționat că serviciul nostru de recomandare și recomandare este gratuit? Câștigăm un mic comision de la partenerii noștri de la hotel pentru tariful camerei, dar hotelul este cel care acoperă acest cost, nu tu. Așadar, nu există niciun motiv să nu folosim serviciul nostru de recomandare și recomandare pentru evenimente corporative și de grup în Napa Valley și Sonoma County.


- Ghid pentru degustarea vinurilor ca un profesionist -

- Cele mai bune 9 hoteluri de la țară cu vinuri de vizitat în 2018 -


Recomandat